Documentele necesare pentru înregistrarea la Registrul Comerţului, înregistrarea fiscală şi autorizarea funcţionării societăţilor cu răspundere limitată – debutant (S.R.L: – D) sunt:
1. Cererea de înregistrare (original);
2. Dovada verificării disponibilităţii şi rezervării firmei (original);
3. Dacă este cazul, acordul pentru utilizarea denumirii, prevăzut de art. 39 din Legea nr. 26/1990, republicată, cu modificările şi completările ulterioare (original);
4. Actul constitutiv (original).
Actul constitutiv va avea forma autentică dacă printre bunurile subscrise ca aport în natură la capitalul social se află un teren; în celelalte cazuri fiind suficientă darea de dată certă, acordată, în condiţiile legii, de către notarul public sau de către serviciul de asistenţă din cadrul ORC, atestarea de către avocat în condiţiile Legii nr. 51/1995, modificată, sau încheierea actului sub semnătură privată;
Actul constitutiv trebuie să conţină clauzele prevăzute de art. 7 din Legea nr. 31/1990, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, inclusiv precizarea domeniului şi a activităţii principale. Toate activităţile înscrise în actul constitutiv vor fi codificate conform Nomenclatorului CAEN actualizat prin Ordinul nr. 337/2007 al Preşedintelui Institutului Naţional de Statistică, iar obiectul de activitate se va exprima prin clase CAEN de patru cifre pentru activităţi;
5. Documentul care atestă dreptul de folosinţă asupra spaţiului cu destinaţie de sediu social, înregistrat la administraţia financiară în circumscripţia căreia se situează imobilul cu destinaţie de sediu social;
6. Certificatul emis de administraţia financiară competentă, care certifică faptul că pentru imobilul cu destinaţie de sediu social nu a fost înregistrat un alt document ce atestă înstrăinarea dreptului de folosinţă asupra aceluiaşi imobil, cu titlu oneros sau gratuit (se obţine prin intermediul oficiului registrului comerţului).
Documentele care atestă drepturile de folosinţă asupra spaţiilor cu destinaţie de sediu social şi/sau de sedii secundare pot fi: extras de carte funciară, în termen de valabilitate la depunere, dar nu mai vechi de 30 de zile, contract de vânzare-cumpărare, contract de donaţie în formă autentică, certificat de moştenitor, act notarial de ieşire din indiviziune sau de delimitare a proprietăţii, hotărâre judecătorească definitivă privind proprietatea sau folosinţa/uzufructul, hotărârea judecătorească definitivă de ieşire din indiviziune, process verbal de recepţie a construcţiei, act de adjudecare a imobilului vândut în cadrul executării silite, contract de schimb, contract de închiriere (înregistrat la Administraţia Finanţelor Publice), contract de subînchiriere (înregistrat la Administraţia Finanţelor Publice), contract de concesiune, contract de leasing imobiliar (înregistrat la Administraţia Finanţelor Publice), contract de comodat (înregistrat la Administraţia Finanţelor Publice), contract de uz (înregistrat la Administraţia Finanţelor Publice), contract de uzufruct (înregistrat la Administraţia Finanţelor Publice), certificat de rol fiscal/rol agricol în termen de valabilitate sau orice alt act juridic care conferă dreptul de folosinţă, la alegerea solicitantului. Extrasul de carte funciară şi certificatul de rol fiscal/rol agricol se depun în original, celelalte documente urmând a fi depuse în copie certificată de parte sau în copie legalizată.
7. Declaraţia pe propria răspundere în formă autentică privind respectarea condiţiilor referitoare la sediul social, în cazul în care, din certificatul emis potrivit pct. 7 rezultă că sunt deja înregistrate la administraţia financiară alte documente care atestă înstrăinarea dreptului de folosinţă asupra aceluiaşi imobil cu destinaţie de sediu social;
8. Dacă este cazul, avizul privind schimbarea destinaţiei imobilelor colective cu regim de locuinţă, prevăzut de Legea nr. 230/2007 (completat pe formular-tip, original);
9. Dovezile privind efectuarea vărsămintelor aporturilor subscrise de asociaţi la capitalul social (copii);
Dovezile privind efectuarea vărsămintelor aporturilor la capitalul social se pot face, după caz:
– pentru aporturile în numerar, foaie de vărsământ, ordin de plată sau chitanţă CEC;
– pentru aporturile în natură subscrise la capitalul social: titlul de proprietate (facturi, titluri de proprietate asupra bunurilor imobile, inclusiv certificatul de sarcini al acestor bunuri); dacă este cazul, şi raportul de evaluare a bunurilor întocmit de persoanele autorizate în condiţiile legii. Raportul de evaluare este obligatoriu în cazul SRL cu asociat unic.
10. Actele privind proprietatea pentru aporturile în natură subscrise şi vărsate la constituire; în cazul în care printre acestea se afla şi imobile, certificatul constatator al sarcinilor de care sunt grevate;
11. Declaraţiile date pe propria răspundere, după caz, de către fondatori/administratori/cenzori sau personae fizice reprezentante ale persoanei juridice numită administrator sau cenzor, din care să rezulte că îndeplinesc condiţiile legale pentru deţinerea acestor calităţi (original);
Declaraţiile date pe propria răspundere de către persoanele care, potrivit legii, au această obligaţie, pot fi făcute în formă autentică de notarul public, în formă atestată de avocat în condiţiile Legii nr. 51/1995, modificată, sau cu darea de dată certă prin serviciile de asistenţă din cadrul ORC.
12. Declaraţiile date pe propria răspundere de către fondatori, din care să rezulte că, anterior datei înmatriculării societăţii în registrul comerţului nu a mai deţinut şi nu deţine calitatea de acţionar, asociat sau membru al organelor de conducere din cadrul unei întreprinderi constituite în spaţiul economic european (original);
13. Actele de identitate ale fondatorilor, administratorilor, cenzorilor sau auditorilor persoane fizice (copie);
14. Specimenele de semnătură ale reprezentanţilor societăţii (original);
Specimenele de semnătură ale reprezentanţilor societăţii se depun la oficiul registrului comerţului odată cu cererea de înregistrare, dacă au fost numiţi prin actul constitutiv şi pot fi date în formă autentică la notarul public, în faţa directorului ORC sau a înlocuitorului acestuia care va certifica semnătura.
15. Certificatele de cazier fiscal pentru asociaţii sau reprezentanţii legali ai societăţii comerciale, care au domiciliul/ reşedinţa/sediul în România sau pentru persoanele fizice sau juridice străine, care au această calitate şi sunt înregistrate fiscal în România sau, după caz, declaraţia autentică pe propria răspundere a persoanei fizice cetăţean străin în nume propriu sau ca reprezentant al persoanei juridice străine care nu este înregistrată fiscal în România din care să rezulte că nu are datorii fiscale, în original şi, după caz, traducerea realizată de un traducător autorizat a cărui semnătură să fie legalizată de un notar public;
16. Declaraţia-tip pe propria răspundere semnată de asociaţi sau de administratori din care să rezulte, după caz, că persoana juridică îndeplineşte condiţiile de funcţionare prevăzute de legislaţia specifică în domeniul sanitar, sanitar-veterinar, protecţiei mediului şi protecţiei muncii pentru activităţile precizate în declaraţia-tip (model 2 – original).
17. Dacă este cazul:
– avizele prealabile prevăzute de legile speciale (copie);
– împuternicire specială (în formă autentică), avocaţială sau delegaţie pentru persoanele desemnate să îndeplinească formalităţile legale (original).